Organizzare le proprie nozze è sicuramente entusiasmante, ma può essere anche difficile e stressante. Sposarsi, infatti, non è semplice. Comporta mesi di progettazione, pianificazione e organizzazione. Si va dalla compilazione dei documenti alla ricerca dei fornitori più adatti ai nostri gusti e al nostro budget; dal rispetto della time line fino al coordinamento di tutto ciò che è stato organizzato… Il tutto può diventare davvero faticoso, soprattutto per le coppie in cui entrambi i membri lavorano! Ecco allora che la soluzione più giusta è quella di affidarsi a una wedding planner. Ma perché scegliere una wedding planner? Eccomi con qualche considerazione che possa aiutarvi a capire chi è una wedding planner e perché è saggio rivolgersi a questa figura professionale per organizzare il proprio matrimonio.
Perché scegliere una wedding planner: chi pensate che sia una wedding planner e chi è davvero…
Perché scegliere una wedding planner, dunque? Cerchiamo allora di capire chi è questa figura professionale e di cosa si occupa. Partiamo col riferire cosa molte persone pensano della wedding planner, soprattutto in Italia. La professione della wedding planner in Italia è abbastanza “recente” e dunque ci sono ancora tanta disinformazione e false credenze. Inoltre trasmissioni televisive e film hanno contribuito a darne un’immagine alquanto distorta. Ecco alcuni falsi miti da sfatare. La wedding planner è il “location manager”, cioè colui o colei che lavora al servizio della location: assolutamente no! E’ un’ allestitrice: proprio non ci siamo. La wedding planner compone i centrotavola, fa i bouquet al volo, accende le candele e mette i fiocchi alle sedie: no! E’ colei che pianifica le nozze e prende tutte le decisioni: ancora una volta non va. La wedding planner organizza solo matrimoni sfarzosi: ma anche no! Facciamo un po’ di chiarezza…
La wedding o il wedding planner è la figura professionale che progetta, pianifica e organizza il matrimonio nella sua interezza. Svolge servizio di consulenza e gestisce il tutto tenendo sempre ben presenti i desideri e il budget della coppia. Inoltre la wedding planner coordina il lavoro di tutti i fornitori coinvolti nell’evento prima del matrimonio e soprattutto durante il giorno delle nozze. La wedding planner è una professionista che si mette al fianco della coppia con una presenza discreta e la aiuta nei preparativi. La wedding planner è una persona che studia e si aggiorna. E’ dotata di problem solving; è creativa; ha capacità manuali e artistiche. La wedding planner, inoltre, sa negoziare e sa gestire il tempo. Cominciate a capire perché scegliere una wedding planner per organizzare il vostro matrimonio? Sono sicura di sì!
1) Perché scegliere una wedding planner: perché non arriverete stressati al giorno delle nozze…
Sapevate che circa il 90% delle coppie si stanca davvero tanto durante l’organizzazione del matrimonio? Circa il 40%, inoltre, afferma che organizzare le nozze non è solo “stressante”, ma “molto stressante” se non addirittura “estremamente stressante“. I preparativi del matrimonio, infatti, spesso si trasformano in un vero banco di prova per la coppia. Le cose a cui pensare sono molte e le tensioni che si accumulano durante i preparativi provocano un altissimo carico d’ansia. Perché scegliere una wedding planner, quindi? Perché delegare l’organizzazione delle nozze vi aiuterà ad arrivare rilassati al vostro giorno più bello e vi permetterà di godervelo in pieno. La wedding planner, infatti, coordina ogni aspetto e solleva gli sposi dai compiti più gravosi e problematici. Alla coppia resterà, quindi, solo la parte più divertente della creazione dell’evento.
2) … e risparmierete tenendo sotto controllo il budget
Vorrei prima di tutto fare un’importante precisazione. Molte persone non vogliono una wedding planner perché pensano che sia troppo costosa e che incida notevolmente sul costo del matrimonio. Sbagliato! Questa figura professionale svolge un ruolo di mediazione con i fornitori con cui ha stretto rapporti di collaborazione. Grazie a ciò, ottiene sconti per gli sposi. Questi sconti, applicati a ogni singolo servizio, si accumulano e, di solito, superano lo stesso compenso che la coppia versa alla wedding planner in cambio del suo lavoro. Ah, dimenticavo: diffidate di quelle wedding planner che non vi chiedono un costo per il loro servizio. Ma questo è un altro discorso… Fatta questa ulteriore necessaria puntualizzazione, vediamo perché scegliere una wedding planner aiuta a non sprecare denaro.
Per organizzare un matrimonio è necessario stabilire un budget. Qualche volta le coppie ne hanno già un’idea, ma non sanno come gestirlo. Tante volte, invece, non ci hanno pensato. In entrambi i casi, la wedding planner trasforma i desideri della coppia in un budget ipotetico. Questo budget diventa poi sempre più reale, preciso e dettagliato. Cosa vuol dire? Vuol dire che la wedding planner stila un budget planner con una divisione delle varie voci e con una previsione di spesa. Poi confronta quanto la coppia voleva spendere con quanto via via effettivamente sta spendendo. In questo modo il budget viene continuamente aggiornato e tenuto sotto controllo e non si rischia di sforarlo. Vi sembra poco? A meno che non vogliate stressarvi con i fogli di “Excel” o non vi piaccia in modo particolare la matematica, io lascerei questo “simpatico compito” alla wedding planner. Ecco dunque perché scegliere una wedding planner…
3) Perché scegliere una wedding planner: perché rispetterete le tempistiche…
Mai sottovalutare le tempistiche di un matrimonio: bisogna conoscerle e rispettarle! La wedding planner ha sempre ben presenti i tempi di organizzazione delle nozze perché conosce bene le priorità. E allora perché scegliere una wedding planner aiuta a gestire bene i tempi? Perché la wedding planner procede seguendo una scaletta chiamata “Timing“. Una volta definita questa scaletta, la segue scrupolosamente. Sa bene quali sono le scelte da fare, per esempio, tra 12 e 7 mesi prima delle nozze; quali quelle da compiere 3 settimane prima o 15 giorni prima. In questo modo la coppia sarà sempre accompagnata nella scelta delle priorità e avrà anche modo di risparmiare. Ogni decisione, infatti, sarà presa a tempo debito con una maggiore possibilità di opzioni a disposizione.
4) … e avrete un matrimonio “cucito” su di voi
In un matrimonio la “personalizzazione” è fondamentale. Dunque, perché scegliere una wedding planner parlando di dare un’impronta personale alle nozze? Perché una brava wedding planner crea progetti unici, costruiti sulle esigenze di budget e sui desideri degli sposi. Per una wedding planner professionista e preparata, infatti, non esistono matrimoni in serie. Ogni coppia è unica, con la sua storia e i suoi sogni da realizzare. Le nozze diventano quindi un evento costruito sugli sposi, come un abito cucito su misura, dal taglio impeccabile. Diffidate dunque di quelle wedding planner che propongono i famosi “pacchetti”. Il rischio? Quello di rivedere le proprie nozze nelle foto del vicino.
Parlando di ” personalizzazione” alcune coppie hanno già in mente un progetto e trovano nella wedding planner un sostegno che lo trasformi in realtà. Altre coppie, invece, hanno solo una vaga idea, un sentore dell’atmosfera che vorrebbero. E’ compito dunque della wedding planner trarre dalla stagione, dalle parole, dai profumi, dalle sensazioni, dai colori un progetto tangibile. Un progetto, cioè, che trasformi in realtà quelle parole, quei profumi, quelle sensazioni e quei colori seguendo un fil rouge che dia coerenza al tutto… La wedding planner, dunque, trasforma in realtà il sogno della coppia senza mai perdere di vista il budget che i futuri sposi hanno a disposizione. Insomma, trasforma la “magia” in un fatto reale… come per incanto… La wedding planner, inoltre, studia e si aggiorna ed è sempre pronta a fornire nuove idee. L’effetto? Sicuramente “Wow“!
5) Perché scegliere una wedding planner: perché conosce i fornitori più adatti a voi…
Una volta creato un progetto, la wedding planner sceglie i fornitori più giusti affinché quel progetto si trasformi in realtà nel migliore dei modi. Come? Beh, la wedding planner conosce bene il mercato e sa guardarsi intorno. Inoltre i fornitori che collaborano con la wedding planner condividono con quest’ultima la volontà di rendere unico e indimenticabile il matrimonio. Attenzione però: la wedding planner selezionerà un certo numero di fornitori per ogni singolo servizio, sempre tenendo ben a mente il budget della coppia. Tuttavia, la scelta ultima spetterà sempre ai futuri sposi. E qualora fosse la coppia a proporre un proprio fornitore, la wedding planner competente e preparata si rapporterà anche con quel fornitore, trovando la giusta sintonia.
In pratica, dunque, la wedding planner non solo consiglia la coppia nella scelta dei fornitori, ma la accompagna presso i fornitori stessi. Inoltre svolge opera di mediazione tra la coppia e i fornitori e aiuta nella definizione dei dettagli. Per una wedding planner la cura dei dettagli, infatti, è fondamentale perché le consente di tenere tutto sotto controllo e risolvere immediatamente gli eventuali imprevisti. Ciò permette alla coppia di avere un unico referente per tutte le richieste e le comunicazioni, per tutti gli eventuali cambiamenti e per ogni nuova idea. Ecco perché scegliere una wedding planner. Vi pare poco?
6) … e coordina il giorno delle nozze
Il giorno delle nozze è arrivato! Uno dei compiti di una brava wedding planner è quello di coordinare il giorno delle nozze. Cosa vuol dire? Vuol dire che dopo aver organizzato il matrimonio, la wedding planner si occupa anche della “regia“. Coordina il lavoro di tutti i fornitori coinvolti nell’evento; segue una time line affinché tutti i tempi siano rispettati. Gli addetti ai lavori guardano alla wedding planner come punto di riferimento per trovare le soluzioni a eventuali imprevisti dell’ultimo momento. Si può dunque anche solo immaginare quanto stress viene risparmiato agli sposi e ai loro familiari. Gli sposi e i loro parenti, infatti, conoscendo l’operato e il ruolo della weddding planner, non si dovranno più preoccupare di nulla. Penso che anche solo questo ci spieghi bene perché scegliere una wedding planner.
Perché scegliere una wedding planner: infine…
Spero di avervi fornito delle buone ragioni che vi aiutino a comprendere perché scegliere una wedding planner per organizzare il vostro matrimonio.
- Per non arrivare stressati al giorno più bello;
- fissare un budget senza sforarlo e risparmiare;
- rispettare le tempistiche;
- creare un evento personalizzato;
- scegliere i fornitori più adatti a voi;
- godervi il giorno delle nozze senza preoccupazioni.
Un ultimo piccolo consiglio. Se un qualche location manager dovesse dirvi che la sua location offre servizio di “wedding planning” interno, è giusto porgli domande del genere:
- la vostra wedding planner crea progetti armoniosi che seguono un fil rouge che rappresenta la coppia?
- Aiuta a scegliere l’atelier più adatto e l’hair stylist più giusta?
- Elabora un budget di spesa e aiuta a mantenerlo?
- Si può chiamare tutte le volte che se ne sente il bisogno?
- Aiuta anche a scegliere e a mediare con gli altri fornitori?
E così via…
Attenzione a quello che vi risponderà: non tutti possono dire di essere “wedding planner”. Infine, se nonostante quanto spiegato, siete comunque convinti di poter organizzare le nozze da soli, allora vi consiglio di leggere il mio articolo su come organizzare un matrimonio perfetto.
Un abbraccio,
Paola Visca, Wedding Planner & Designer
… e ricordate: “Dreams Do Come True”… i sogni si avverano
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